TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RORAIMA
AVENIDA JUSCELINO KUBITSCHECK 543 - Bairro SÃO PEDRO - CEP 69306685 - Boa Vista - RR
Coordenadoria de Auditoria
 
RELATÓRIO DE AUDITORIA
  
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº  03/2023

 
Preâmbulo:
Processo: 0000204-52.2023.6.23.8000.
Ato originário: PAA-2023 (0759325).
Objetivo: Contribuir para aprimoramento da gestão dos bens móveis e imóveis da JE, mediante a análise dos principais problemas enfrentados na gestão do patrimônio imobiliário e mobiliário, suas respectivas causas, efeitos e prováveis soluções.
Período de realização da auditoria: 03/04/2023 a 14/08/2023.
Unidades Auditadas:  DG/SA/CAAE/AssIA/SPat, Cartórios Eleitorais do Estado de RR (1ª, 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, 7ª e 8ª Zonas Eleitorais) e Corregedoria Regional Eleitoral. 

Resumo
 
As atividades de auditoria, na forma integrada, estão fundamentadas na Resolução TSE nº 23.500, de 19 de dezembro de 2016, e consistem em que os regionais,
independentes, trabalhem conjuntamente, sob a coordenação, supervisão e orientação da Coordenadoria de Auditoria da Secretaria de Auditoria do Tribunal Superior Eleitoral.
 
Em cumprimento ao Plano de Auditoria Integrada de Longo Prazo (Palp) 2022-2025, aprovado pela Portaria TSE nº 761/2021, foram realizados exames de
auditoria, no âmbito da Justiça Eleitoral, no processo de gestão patrimonial.
 
Com base nos procedimentos e papéis padronizados pelo TSE, adequados ao objeto auditado em conjunto com o Grupo de Trabalho de Auditoria Integrada (GTA), as atividades de auditoria envolveram a aplicação de requisições, questionários, análise documental, conciliações e visitas "in loco" aos cartórios eleitorais, resultando na detecção dos achados, evidenciados com descrição da situação encontrada, causas, consequências, manifestação do auditado e proposta de encaminhamento.

I.  INTRODUÇÃO
 
1.Em cumprimento ao cronograma estabelecido no Plano Anual de Auditoria - 2023, devidamente aprovado, Evento SEI nº (0759325), foram realizados exames
de auditoria para avaliar o gerenciamento dos bens móveis e imóveis do TRE/RR, conjuntamente com todos os regionais, sob a coordenação e a supervisão da Secretaria de Auditoria do TSE. 
 
2.Com vistas à determinação do escopo desta auditoria, o TSE elaborou o Plano de Trabalho  de Auditoria TSE - Gestão do Patrimônio (SEI nº 0775155), onde
foram definidos os objetivos preliminares, o escopo, o não escopo e o tempo estimado da auditoria.
 
3.A realização da auditoria foi comunicada no âmbito interno do TRE/RR, por meio do Comunicado de Auditoria (SEI nº 0759333), e os procedimentos adotados
na execução foram definidos no Programa de Auditoria (SEI nº 0788371) consolidado pelo TSE. 
 
4. Os achados preliminares resultantes dos testes aplicados constam da Matriz de Achados (SEI nº 0796808) e foram apresentados e discutidos com as unidades
responsáveis, por meio de reunião, e após, enviados para apresentação das manifestações e/ou justificativas pertinentes, conforme Ata (SEI nº 0796714), cujas respostas foram consideradas e incluídas neste relatório final. 

II.  VISÃO GERAL DO OBJETO AUDITADO
 
5.O objeto auditado consiste no gerenciamento dos bens móveis e imóveis da JE, garantindo a sua integridade física e operacional, com o objetivo de oferecer
serviços à sociedade, com enfoque nos Cartórios Eleitorais.
 
6.Para conhecer a realidade da JE em relação à gestão de bens móveis e imóveis foi elaborado um questionário pela equipe de auditoria do TSE, respondido pelos Regionais, conforme se verifica no Evento SEI nº 0762117.
 
7.O levantamento buscou informações sobre a estrutura física dos cartórios, a gestão dos bens imóveis cartoriais e os bens móveis disponíveis nessas unidades, a
avaliação de riscos e controles, o orçamento e as ações de auditoria realizadas nesses processos de trabalho.
 
8.O Tribunal Regional Eleitoral de Roraima conta com 8 (oito) cartórios eleitorais, todos imóveis próprios, sendo 2 (dois) na capital e 6 (seis) no interior do Estado, assim distribuídos:
 
Tabela I – Cartórios Eleitorais da Justiça Eleitoral do Estado de Roraima
Zona
Eleitoral	Localização	Nº de Eleitores	
1ª	Boa Vista -
Capital	128.267	
2ª	Caracaraí	14.368	
3ª	Alto Alegre	11.128	
4ª	São Luiz	17.590	
5ª	Boa Vista -
Capital	136.215	
6ª	Mucajaí	18.311	
7ª	Pacaraima	21.841	
8ª	Rorainópolis	20.615	
 
9.Considerando o nível de maturidade apresentado pelas respostas, o tempo e os recursos humanos disponíveis para a realização da auditoria, definiram-se os
objetivos e escopo da auditoria.

III.  OBJETIVO DA AUDITORIA
 
10.O objetivo da presente auditoria operacional é contribuir para aprimoramento da gestão dos bens móveis e imóveis da JE, mediante a análise dos principais
problemas enfrentados na gestão do patrimônio imobiliário e mobiliário, suas respectivas causas, efeitos e prováveis soluções, avaliando:
a)	a existência e a qualidade dos controles internos instituídos no processo da gestão de móveis para tratar os riscos que impactem o alcance dos objetivos;
b)	o alcance dos objetivos do processo de gestão de bens móveis quanto aos aspectos da eficiência, eficácia, efetividade, economicidade e legalidade;
c)as instalações físicas dos Cartórios Eleitorais no que tange às condições de uso e de compatibilidade com as atividades desenvolvidas, inclusive no que diz
respeito à acessibilidade;  e
d)as manutenções preventivas e corretivas de bens imóveis.

IV.  ESCOPO
 
11.O escopo delimita o campo de atuação da auditoria. Considerando que a gestão de bens imóveis e móveis nos Cartórios Eleitorais abrange atividades distintas,
inclusive sob responsabilidade de áreas independentes na estrutura administrativa dos tribunais, foi necessário racionalizar a atuação da equipe de auditoria.
 
12.Diante da situação demonstrada após os levantamentos, a equipe de auditoria do TSE entendeu que a gestão de bens imóveis apresenta menos riscos que a
gestão de bens móveis. Portanto, nesta última foram realizados procedimentos para avaliar gestão considerando os riscos e controles (mapeamento do processo, levantamento de riscos e controles), com a realização de testes de controles e substantivos.
 
13.Neste sentido, o GTA consolidou os principais riscos elencados pelos tribunais, resultando nos testes previstos no Anexo do Programa de Auditoria, SEI nº 0788370, os quais foram integralmente aplicados, cujos resultados com discrepância encontram-se elencados no item Achados de Auditoria abaixo.
 
14.A gestão de bens imóveis, mesmo não possuindo gestão de riscos e controles na maioria dos tribunais, possui padronização das instalações, conta com
avaliação da estrutura física e possui planejamento e equipes de manutenção, o que, em princípio, são redutores de risco da gestão desses bens. Assim sendo, para os bens imóveis o escopo envolveu testes substantivos, não se restringindo apenas à inspeção física.
 
15.Considerando o número reduzido de cartórios eleitorais que compõem a justiça eleitoral do estado de RR (vide Tabela I- Cartórios Eleitorais da Justiça Eleitoral do Estado de Roraima), bem como que todos são prédios próprios, todos foram objeto das avaliações previstas no presente trabalho.

V.  CRITÉRIOS
 
16.Parâmetros definidos no trabalho de auditoria. 

VI.  METODOLOGIA
 
17.Para obtenção dos resultados da presente auditoria, onde buscou-se atingir os objetivos previstos nas alíneas "a", "b", "c" e d" do item III- Dos Objetivos,
foram realizados os procedimentos estabelecidos no Programa de Auditoria determinado pelo TSE, SEI nº 0788371.
 
18.Para os bens móveis, a avaliação da gestão considerou os principais riscos e controles, consolidados pelo GTA, detalhados na Matriz de Planejamento dos Testes, Anexo I do Programa de Auditoria, SEI nº 0788370, executado por meio da aplicação de requisições, análise documental e conferências físicas.
 
19.Para os bens imóveis, o TSE considerou que a gestão apresenta, de modo geral, menos riscos, e para essa avaliação foi aplicado o "Check list" proposto, Documento de Inspeção Física, SEI nº 0788372, visita "in loco" a todos os cartórios eleitorais que compõem a justiça eleitoral em Roraima, requisições aos cartórios, às unidades responsáveis pela manutenção preventiva e corretiva de bens imóveis e à Corregedoria Eleitoral. 

VII.  ACHADOS DE AUDITORIA
 
20.Os achados a seguir representam o resultado dos testes aplicados, e que foram submetidos à análise pelas áreas auditadas, por meio da Matriz de Achados, Evento SEI nº (0796808). Após as manifestações, Eventos SEI nº 0797812, 0798344,  0798805, 0798968 e 0799555, ainda resultam procedimentos com necessidade de ajustes/correção, visto que causam impacto no alcance dos objetivos voltados à gestão patrimonial deste Tribunal.
 
21.A1 - Prédios dos cartórios com falhas nas manutenções:
 
22.Situação encontrada: 
As manutenções realizadas nos prédios dos cartórios eleitorais, não são suficientes para corrigir as deficiências existentes, destacando-se:
Quanto à estrutura física: 87% (oitenta e sete por cento) dos prédios não possui as paredes em bom estado; Apenas 25% (vinte e cinco dos imóveis passaram por
reformas nos últimos 2 anos; 75% (setenta e cinco por cento) tem problemas com infiltração e goteiras; 75% (setenta e cinco por cento) sofrem com problemas de quedas de energia; 62% (sessenta e dois por cento) esta com problemas nos equipamentos de ar condicionado; 62% (sessenta e dois por cento) está com lâmpadas sem funcionamento.
Segurança e limpeza (para este grupo, a equipe considerou relevante todos os itens que apresentaram ocorrências, com destaque para: 75% ( setenta e cinco por
cento) não possui saídas de emergência; 87% (oitenta e sete por cento) apresenta incidência de pragas (baratas, cupim, formiga, ratos e outros); 25% (vinte e cinco por cento) dos imóveis necessita de dispositivos de segurança (grades, alarmes, cerca elétricas e câmeras), bem como de extintores dentro da validade. 
 
23.Evidências: 
Questionário de levantamento, manifestação dos cartórios, eventos SEI nº 0777900 (2ª ZE); 0777983 (3ª ZE); 0778027(5ª ZE); 0778027 (4ª ZE); 0778046(7ª ZE); 0778060 (6ª ZE); 0778061 (1ª ZE); 0778085 (4ª ZE) e 0778846 (8ª ZE); Informação 2784 da CRE/CC - SEI Nº 0789938 e Processo SEI Nº 0000826-34.2023.6.23.8000, eventos SEI Nº 0775903 e 0779712; Check list GTA, respostas através dos eventos SEI nº 0789022 (2ª ZE); 0789574 (3ª ZE); 0789441 (4ª ZE); 0789273 (7ª ZE); 0789209 (5ª ZE); 0789061 (6ª ZE); 0789013 (1ª ZE); 0789441 (4ª ZE) e 0789136 (8ª ZE).
 
24.Situação Ideal/Critérios:  
Instalações adequadas à demanda da justiça eleitoral.
 
25.Causas:  
Idade dos imóveis; possíveis falhas na execução das manutenções preventivas e corretivas; municípios sem infraestrutura adequadas, com fornecimento de
energia e de internet precários.
 
26.Efeitos/Consequência do Achado: 
Eventuais dificuldades na prestação dos serviços prestados pelos cartórios eleitorais.
 
27.Manifestação do Auditado:
Por meio do Despacho  nº 12210/2023 - TRE-RR/PRES/DG/SA/CAAE/AssIA (0798344),  foi pontuado que:
Quanto aos achados acima, que estão relacionados à necessidade de realização serviços de engenharia nos prédios do TRE-RR, destaco que estamos em fase de conclusão de planejamento/levantamento técnico para contratação de empresas especializadas para realizar serviço de revitalização em todos os prédios da justiça eleitoral do estado. Os serviços foram previstos em programação orçamentária para o presente exercício.
No entanto, cabe salientar que a equipe de profissionais terceirizados composta por 2 (dois) auxiliares de serviços operacionais e manutenção e 1 (um) eletricista que prestam serviço ao Tribunal, sob o controle da Seção de Manutenção Predial/CAAE, com o apoio da AssIA, tem atuado continuamente em todos os prédios. São realizados serviços de reparos nas instalações hidráulicas, sanitárias, elétricas, contenção de infiltrações, etc. Neste sentido, saliento:
Em relação ao dado de que "87% dos cartórios não possui paredes em bom estado": Não ficou claro o que seria considerado "bom estado". Entendendo que se trata da condição de pintura, está incluída no serviço de revitalização a ser feito no presente exercício.
Em relação ao dado de que "75% (setenta e cinco por cento) tem problemas com infiltração e goteiras": Atualmente, não temos problemas de infiltração nesse percentual nos cartórios eleitorais. A equipe de manutenção tem realizado serviços de reparo/vedação sempre que os chefes de cartório solicitam e aqueles problemas que demandam intervenções estruturais maiores, serão contemplados na revitalização a ser contratada.
Em relação ao dado de que "75% (setenta e cinco por cento) sofrem com problemas de quedas de energia": De fato, o estado de Roraima sofre com indisponibilidade de fornecimento de energia elétrica, porém, todos os prédios da justiça eleitoral possuem grupos geradores, os quais encontram-se em funcionamento. Há, também, empresa contratada (procedimento 0002080-76.2022.6.23.8000) que presta serviço de manutenção preventiva/corretiva. Durante a execução, é normal acontecer alguma inoperância dos equipamentos, momento em que a empresa é acionada para intervenção.
Em relação ao dado de que "75% ( setenta e cinco por cento) não possui saídas de emergência": Todos os cartórios eleitorais possuem estrutura semelhante, com entrada principal e saída pelos fundos. Ademais, os extintores são periodicamente recarregados. Embora não seja o objeto do achado, é válido observar que a AssIA está com processo em curso para atualização dos projetos de combate à incêndio nos prédios do TRE-RR.
Em relação ao dado de que "25% (vinte e cinco por cento) dos imóveis necessita de dispositivos de segurança (grades, alarmes, cerca elétricas e câmeras), bem como de extintores dentro da validade": Todos os cartórios eleitorais possuem sistema de monitoramento por câmeras, além de concertinas/cercas elétricas. De fato, no momento a manutenção das cercas elétricas encontra-se deficiente, uma vez que a SMP/CAAE está em fase de aquisição das peças de reposição.
 
Complementarmente, a CAAE, por meio do Despacho nº 12330/2023 - TRE-RR/PRES/DG/SA/CAAE (0798805), informou que: 
"Informo que esta Coordenadoria, através da Seção de Manutenção Predial, iniciou o processo nº 0001297-50.2023.6.23.8000 no intuito de contratar empresa especializada para prestação dos serviços de manutenção nas centrais de ar condicionado e bebedouros. 
Vale salientar que fora intentada iniciativa anterior, como consta no processo nº 0000406-63.2022.6.23.8000, porém, por motivos diversos o objetivo daquela contratação não chegou a ser concluída, razão da iniciação de novo procedimento com esse fim.
Portanto, esta Coordenadoria reconhece os "...problemas nos equipamentos de ar condicionado;" apontados no item1 da Matriz de Achados (SEI nº 0796808) e consequente necessidade de urgente realização dos serviços, tão logo seja efetivada contratação. - 62% (sessenta e dois por cento) está com lâmpadas sem funcionamento. Resposta:
Informo que a Seção de Manutenção Predial tardou na correção da iluminação dos ambientes nos Cartórios Eleitorais em face da então indisponibilidade de
materiais elétricos, especialmente quanto ao item 'lâmpadas de LED', porém essa demanda já foi saneada, nos Cartórios Eleitorais, com a visita da equipe de manutenção no período de 03 à 14/7/2023, conforme descrito no relatório sob evento SEI nº 0797038, ponto que se justifica pela data da inspeção da Coordenadoria de Auditoria (de 15 à 28-6-2023) ocorrida anterior aos serviços realizados.     
- 87% (oitenta e sete por cento) apresenta incidência de pragas (baratas, cupim, formiga, ratos e outros).
Resposta:
Esclareço que este Tribunal mantém contrato continuado para prestação dos serviços de desinsetização, desratização e descupinização, objeto do processo nº 0000240-94.2023.6.23.8000 (acompanhamento dos serviços), no qual foram programadas três aplicações anuais de produtos específicos para combate às pragas, encontrando-se atualmente na segunda aplicação, que foi realizada no mês de abril do corrente ano, conforme consta nos eventos SEI nº 0764341 e 0769103.
Ainda, acrescento que o contrato em questão prevê garantia dos serviços (trinta dias), como dispõe o item 7 do Termo de Referência (SEI nº 0608516):
7.1 Para os serviços de controle de pragas a Contratada fornecerá garantia mínima de 30 (trinta) dias, contados do recebimento definitivo dos serviços pelo TRE/RR, após cada aplicação.
7.2 Executar novamente os serviços, dentro do prazo de garantia, às suas expensas, no todo ou em parte, caso não apresentem os resultados esperados, em até 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento da notificação.
7.3 Quando constatadas as infestações pela fiscalização, após aplicação do produto, durante o prazo de garantia, a Contratada deverá realizar aplicações de reforço nos locais e ambientes afetados, às suas expensas, especialmente nas áreas críticas, tais como, copas, banheiros, depósitos, garagens e esgotos internos e externos.
Para tanto, oportuno lembrar a corresponsabilidade da fiscalização dos serviços por parte dos Chefes de Cartórios para que seja alcançado um nível satisfatório no combate às pragas, como de fato registrou-se pedido do Cartório da 6ª Zona Eleitoral para nova aplicação de produto, ainda no período de garantia.
A propósito, trago ao conhecimento da Administração que no prédio sede do TRE-RR, quando da 1ª aplicação dos produtos e ainda coberta pela garantia dos serviços, registrou-se nova infestação de cupins, não em decorrência de ineficácia dos produtos, mas pelo fato de existirem colônias de insetos no terreno vizinho que acabaram reinfestando este prédio, fato que certamente poderá ocorrer sem podermos solicitar à contratada reaplicação dos produtos em face da garantia dos serviços."
 
28.Conclusão da Equipe de Auditoria: 
O TRE/RR utiliza um conjunto de contratações terceirizadas que fazem o suporte das manutenções dos prédios da justiça eleitoral do estado, atendendo de forma
eficiente às demandas da secretaria e dos cartórios eleitorais localizados na capital e no interior. As deficiências levantadas refletem a situação no momento da verificação pela auditoria, seja por meio das requisições, seja por meio da inspeção física efetuada, portanto, não são estanques.
 
Observou-se que alguns serviços ficam a merecer um controle maior pela unidade responsável, como os relativos às centrais de ar, que neste momento encontra-
se sem contrato de manutenção vigente.
 
Não foram observados registros de danos físicos e/ou materiais decorrentes das falhas observadas.
 
Assim, conclui-se que as medidas adotadas e propostas pelas unidades responsáveis são adequadas à resolução das deficiências apontadas e serão objeto de
monitoramento por esta unidade.
 
29.Proposta de Encaminhamento: 
Efetuar revisão dos controles adotados na execução dos serviços de manutenção predial, adotando, dentre outros critérios, gestões para que serviços essenciais
como a contratação da manutenção de centrais não sofram solução de continuidade, considerando a alta temperatura característica do nosso estado; supervisão dos serviços prestados, objetivando evitar a recorrência dos problemas, sempre que possível, sem prejuízo de outras ações que possam trazer maior resultado às condições físicas dos cartórios eleitorais.   
 
30.A2 - Ausência de itens de acessibilidade nos cartórios eleitorais:
 
31.Situação encontrada: 
Os prédios que abrigam as zonas eleitorais, na capital (1ª e 5ª Zonas Eleitorais) e no interior do Estado 2ª ZE-Mun. Caracaraí, 3ª ZE-Mun. de Alto Alegre, 4ª ZE Mun. De São Luiz, 6ª ZE - Mun. de Mucajaí, 7ª ZE - Mun. de Pacaraima e 8ª ZE- Mun. Rorainópolis, não possuem itens de acessibilidade, dificultando a inclusão da pessoa com deficiência - PCD no processo democrático.
 
32.Evidências: 
Check list do GTA, consolidado - Evento SEI nº 0796209, questões 19 a 43; Papéis de trabalho Evidência 1ª ZE - 0792281; Papéis de trabalho Evidência 2ª ZE 0791866 Papéis de trabalho Evidência 3ª ZE - 0790040; Papéis de trabalho Evidência 4ª ZE - 0791947; Papéis de trabalho Evidência 5ª ZE - 0792468; Papéis de trabalho Evidência 6ª ZE - 0792058; Papéis de trabalho Evidência 7ª ZE - 0792090; Papéis de trabalho Evidência 8ª ZE - 0792173.
 
33.Situação Ideal/Critérios: 
Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000; Resolução CNJ nº 401, de 16 de junho de 2021 e  ABNT NBR 9050.
 
34.Causas:
Possível falta de recursos orçamentários para fazer frente às adaptações necessárias; infraestrutura municipal deficitária (sem nenhuma pavimentação pública), no
caso da 8ª ZE, no Município de Rorainópolis.
 
35.Efeitos/Consequência do Achado: 
Deixar de incluir ou dificultar a inclusão de pessoa com deficiência - PCD no processo democrático.
 
36.Manifestação do Auditado: 
Por meio do Despacho nº 12210 / 2023 - TRE-RR/PRES/DG/SA/CAAE/AssIA (0798344) foi informado que: 
"Todos os prédios do TRE-RR possuem rampa de acessibilidade na entrada do prédio, com inclinação adequada conforme a NBR-9050, porém os prédios da 2ª ZE, 3ª ZE e 8ª ZE estão deficientes quanto aos corrimões. Também é necessário adequar os banheiros com barras de apoio adicionais, dentre outros itens. Uma equipe da AssIA realizou vistoria em todos os cartórios recentemente objetivando revisar os itens de acessibilidade. Estão sendo incluídas as modificações nos projetos dos serviços de revitalização."
 
37.Conclusão da Equipe de Auditoria: 
As medidas demonstram-se adequadas à resolução das deficiências apontadas e serão objeto de monitoramento por esta unidade.
 
38.Proposta de Encaminhamento: 
Elaborar Plano de Ação, contemplando o planejamento para implementação das adequações da estrutura física dos prédios que abrigam as zonas eleitorais da
localizadas na capital e no interior do estado, com os itens necessários que possam permitir a inclusão das pessoas com deficiência - PCD, indicando as ações, os responsáveis e os prazos previstos para execução.
 
39.A3 -Ausência de norma interna sobre a movimentação dos bens:
 
40.Situação encontrada:
O TRE/RR não possui regulamentação interna ou rotina normatizada sobre o registro, guarda, movimentação, baixa de bens e inventário anual, gerando
descontrole da responsabilidade pelo uso e pela guarda dos seus bens.
 
41.Evidências: 
Despacho nº 10417/2023 - TRE-RR/PRES/DG/SA/CAAE/Spat (0791218).
 
42.Situação Ideal/Critérios:
Lei nº 4320/64, Art. 94 e Art. 70, Parágrafo único da CF/88.
 
43.Causas:
Ausência de gestão de riscos patrimoniais.
 
44.Efeitos/Consequência do Achado:
Fragilidade nos controles envolvendo a gestão dos bens patrimoniais do TRE/RR.
 
45.Manifestação do Auditado:
Por meio do Despacho nº 12072/2023 - TRE-RR/PRES/DG, Evento SEI nº 0797812, foi informado que "De plano, esclareço que em relação aos itens 3, 4, 5 e 6,
esta Diretoria está formatando uma norma especifica, a qual abrangerá todos os achados acima referidos, e em breve a minuta será submetida á apreciação da Presidência deste tribunal."
 
46.Conclusão da Equipe de Auditoria: 
As medidas demonstram-se adequadas à resolução das deficiências apontadas e serão objeto de monitoramento por esta unidade.
 
47.Proposta de Encaminhamento:
Efetivar a expedição de normativo interno que assegure o controle dos bens permanentes no âmbito deste TRE/RR.
 
48.A4 - Ausência de controle na movimentação dos bens:
 
49.Situação encontrada: 
Não há controle efetivo sobre a movimentação dos bens envolvendo os cartórios eleitorais.
 
50.Evidências: 
Não há registros de rotina de avaliação de necessidade dos bens, bem como não há evidências de revisão e aprovação adequada dos registros pela unidade de
patrimônio. Processos de movimentação de bens nºs:  0003064-02.2018.6.23.8000 - Mov bens 8ª Zona;  0003058-92.2018.6.23.8000 - Mov. Bens 1ª ZE;  000043782.2019.6.23.8002 - Mov. Bens 2ª ZE; 0003060-62.2018.6.23.8000 - Mov. Bens 3ª ZE; 0003062-32.2018.6.23.8000 - Mov. Bens 6ª ZE; 0000938-95.2017.6.23.8005 - Mov. Bens 5ª ZE e 0003063-17.2018.6.23.8000 - Mov. Bens 7ª ZE.
 
51.Situação Ideal/Critérios:
Lei nº 4320/64, Art. 94 e Art. 70, Parágrafo único da CF/88.
 
52.Causas: 
Ausência de gestão de riscos patrimoniais.
 
53.Efeitos/Consequência do Achado:
Fragilidade nos controles envolvendo a gestão dos bens patrimoniais do TRE/RR.
 
54.Manifestação do Auditado: 
Por meio do Despacho nº 12072/2023 - TRE-RR/PRES/DG, Evento SEI nº 0797812, foi informado que "De plano, esclareço que em relação aos itens 3, 4, 5 e 6,
esta Diretoria está formatando uma norma especifica, a qual abrangerá todos os achados acima referidos, e em breve a minuta será submetida á apreciação da Presidência deste tribunal."
 
55.Conclusão da Equipe de Auditoria:
As medidas demonstram-se adequadas à resolução das deficiências apontadas e serão objeto de monitoramento por esta unidade.
 
56.Proposta de Encaminhamento:
Efetivar a expedição de normativo interno que assegure o controle dos bens permanentes no âmbito deste TRE/RR.
 
                            57.A5 - Ausência de termos de responsabilidade atualizados:
 
58.Situação encontrada: 
Os termos de responsabilidade não referem-se às atuais chefias dos cartórios eleitorais das 1ª, 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, 7ª e 8ª zonas.
 
59.Evidências: 
Alguns termos referem-se à chefias anteriores ( 3ª, 4ª e 7ª zonas), conforme processos SEI nº 0001927-43.2022.6.23.8000, 0000350-30.2022.6.23.8000 e 0000349-45.2022.6.23.8000; Quanto à 2ª, 5ª e 6ª zonas, os processos encontram-se inconclusos, conforme SEI nº 0001721-63.2021.6.23.8000, 0000352-97.2022.6.23.8000 e  0000348-60.2022.6.23.8000, e com relação à 1ª e 8ª zonas, não foram localizados os termos,  somente os processos referentes à movimentação interna de bens, processos SEI nºs 0003058-92.2018.6.23.8000 e 0003064-02.2018.6.23.8000.
 
60.Situação Ideal/Critérios:
Lei nº 4320/64, Arts.83 e  94 e Art. 70, Parágrafo único da CF/88.
 
61.Causas:
Ausência de normatização interna, com definição de regras, prazos e responsabilidades; número reduzido de servidores na Spat - Seção de Patrimônio;
rotatividade frequente de servidores respondendo por aquela unidade; falta de capacitação aos servidores envolvidos na gestão de bens patrimoniais. 
 
62.Efeitos/Consequência do Achado: 
Fragilidade do controle e do acompanhamento dos bens pelo setor de patrimônio; descumprimento das regras do art. 94 da Lei nº 4320/64 e art. 70, parágrafo
único, da Constituição Federal.
 
63.Manifestação do Auditado: 
Por meio do Despacho nº 12072/2023 - TRE-RR/PRES/DG, Evento SEI nº 0797812, foi informado que "De plano, esclareço que em relação aos itens 3, 4, 5 e 6,
esta Diretoria está formatando uma norma especifica, a qual abrangerá todos os achados acima referidos, e em breve a minuta será submetida á apreciação da Presidência deste tribunal."
 
64.Conclusão da Equipe de Auditoria:
A normatização interna, em andamento, é medida fundamental para dar início à implementação dos controles envolvendo à gestão dos bens permanentes no
âmbito do TRE/RR.
 
Além disso, a capacitação dos servidores que respondem pela unidade de patrimônio, tanto acerca de novos parâmetros quanto acerca dos sistemas utilizados no
registro, controle e movimentação dos bens (ASIWeb, SIAFI) é medida importante para corroborar com o processo de melhoria da gestão, que sofre solução de continuidade decorrente das mudanças de titularidade.
 
De outra banda, observa-se a necessidade da atualização dos termos de responsabilidade, mormente os referentes aos cartórios eleitorais, que é objeto deste
trabalho de auditoria, visto que a situação encontrada fere as regras constantes do art. 94 da Lei nº 4320/64 e art. 70, p. único, da Constituição Federal.
 
Tal medida poderá ser adotada a partir do resultado do inventário anual, exercício 2022, que encontra-se na fase de apuração das inconsistências, conforme
processo SEI nº 0002940-77.2022.6.23.8000.
 
65.Proposta de Encaminhamento:
Capacitar os servidores que respondem pela unidade de patrimônio, para evitar a solução de continuidade nas atividades da unidade e atualizar os termos de
responsabilidade, mormente os referentes às atuais chefias dos cartórios eleitorais, visto que a ausência destes fere as regras constantes do art. 94 da Lei nº 4320/64 e art. 70, p. único, da Constituição Federal.
 
66.A6 -Inventários anuais não finalizados:
 
67.Situação encontrada: 
Os inventários anuais não são finalizados. 
 
68.Evidências: 
Foi observado que os inventários, desde 2016, embora contendo os relatórios emitidos pelas comissões inventariantes, não foram concluídos, pois adotou-se, de
forma recorrente, correlacionar as inconsistências de um exercício ao inventário do ano seguinte:
Exercício 2019- Processo SEI nº 0003378-74.2020.6.23.8000, por meio do Despacho nº 14954/2021 - TRE -RR /PRE/ DG/ AssTecDG evento SEI 0649352, a Diretoria Geral deste TRE decidiu correlacionar os achados com os achados do Inventário referente ao exercício 2020, Processo SEI Nº 0003286-96.2020.6.23.8000.
Exercício 2020- Processo SEI nº 0003286-96.2020.6.23.8000, por meio do Despacho nº 16314/2022 - TRE-RR/PRES/DG, evento SEI Nº 0715363foi autorizado que os bens, na qualidade de "não localizados", fossem transladados para análise patrimonial no inventário 2021.
Exercício 2021- Processo SEI nº 0000366-81.2022.6.23.8000, Por meio do Despacho nº 51.2023 - TRE-RR/PRE/DG/Ass/ TecDG- SEI Nº 0753198, em 06.01.2023, a Diretoria Geral determinou o apensamento do processo ao de nº 0002940-77.2022.6.23.8000, que trata do inventário do exercício 2022.
                            
69.Situação Ideal/Critérios:
Lei nº 4320/64 - Art. 96; Art.84 do Decreto Lei nº 200/67.
 
70.Causas:
Ausência de gestão de riscos patrimoniais.
 
71.Efeitos/Consequência do Achado: 
A falta de resolução das divergências verificadas nos inventários, de modo recorrente, corroboram para a fragilidade do controle da guarda dos bens patrimoniais
deste tribunal, descumprem a exigência legal da comprovação da quantidade e valor dos bens, e possibilitam o extravio e a perda dos bens.
 
72.Manifestação do Auditado: 
Por meio do Despacho nº 12072/2023 - TRE-RR/PRES/DG, Evento SEI nº 0797812, foi informado que "De plano, esclareço que em relação aos itens 3, 4, 5 e 6,
esta Diretoria está formatando uma norma especifica, a qual abrangerá todos os achados acima referidos, e em breve a minuta será submetida á apreciação da Presidência deste tribunal."
 
73.Conclusão da Equipe de Auditoria:
Como pontuado no item anterior, a normatização interna tratando das rotinas, prazos, atribuições, responsabilidades, e responsabilizações pelo não cumprimento
das regras, dentre outros critérios necessários, reveste-se de instrumento fundamental e indispensável a ser adotado pelo TRE/RR, na busca pela melhoria da gestão dos bens patrimoniais.
 
Contudo, a ausência da aprovação do normativo não impede que a administração efetive a conclusão do inventário em curso, referente ao exercício 2022, com as
medidas necessárias de solicitação de manifestação das unidades responsáveis, e a partir das manifestações, providências quanto a ajustes, baixa de bens e eventual apuração de responsabilidade, para evitar, perda, danos ou prejuízos ao erário público.
 
74. Proposta de Encaminhamento:
Efetivar a finalização do inventário relativo ao exercício 2022, processo SEI nº 0002940-77.2022.6.23.8000. 
 
75.A7 -Dificuldade na apuração de extravios, dano ou perda de bens:
 
76.Situação encontrada:
Dificuldade na apuração de extravios, dano ou perda de bens, motivada pela não finalização dos inventários.
 
77.Evidências: 
Foi observado que não há procedimentos de apuração de responsabilidade em função dos inventários, haja vista que estes não tem sido finalizados, senão
vejamos: Exercício 2019- Despacho nº 14954/2021 - TRE -RR /PRE/ DG/ AssTecDG, evento SEI nº 0649352, a Diretoria Geral deste TRE decidiu correlacionar os achados com os achados do inventário referente ao exercício 2020; Exercício 2020 - Processo SEI nº 0003286-96.2020.6.23.8000, por meio do Despacho nº 16314/2022 - TRE-RR/PRES/DG, evento SEI nº 0715363 foi autorizado que os bens, na qualidade  de "não localizados", fossem transladados para análise patrimonial no inventário 2021, e Exercício 2021, Despacho nº 51.2023 - TRE-RR/PRE/DG/Ass/ TecDG- SEI nº 0753198, em 06.01.2023, a Diretoria Geral determinou o apensamento do processo ao inventário do exercício 2022 - Processo SEI nº 0002940-77.2022.6.23.8000. 
 
78.Situação Ideal/Critérios:
Art. 70, Parágrafo único da CF/88.
 
79.Causas:
Ausência de gestão de riscos patrimoniais.
 
80.Efeitos/Consequência do Achado:
Possíveis prejuízos ao erário público e descumprimento das disposições do art. 70, parágrafo único da CF/88.
 
81.Manifestação do Auditado: 
Por meio do Despacho 13040 que complementa despacho (SEI nº 0801753) foi informado que " Em complementação ao despacho 12072 (SEI 0797812),
esclareço que Vossa Senhoria que o item 7 da Matriz de Achados - Dificuldade na apuração de extravios, dano ou perda de bens, motivada pela não finalização dos inventários - será objeto da norma especifica, como mencionado no despacho citado.
Por fim, informo que a minuta da portaria sobre o tema, além de submetida à Presidência deste Tribunal, será enviada à essa unidade técnica para conhecimento."
 
82.Conclusão da Equipe de Auditoria:
A ausência da conclusão dos inventários, conforme relatado no item "66" acima e a ausência de termos de responsabilidade atualizados corroboram para a
dificuldade na apuração de extravios, dano ou perda de bens.
 
Muito embora não sejam a única forma de serem observados danos, extravios ou perda de bens, no decorrer dos trabalhos não foram identificados processos de
apuração ou documentação comunicando tais ocorrências.
 
A definição de regras internas por meio da normatização em curso, possibilitará a criação de ferramentas de controle no gerenciamento da apuração de possíveis
perdas, danos ou extravio de bens no âmbito do TRE/RR, assim,  as medidas propostas demonstram-se adequadas à resolução das deficiências apontadas e serão objeto de monitoramento por esta unidade.
 
83.Proposta de Encaminhamento:
Efetivar a expedição de normativo interno que assegure o controle dos bens permanentes no âmbito deste TRE/RR.

VIII.  CONCLUSÃO
 
84.Em face dos exames realizados conclui-se que os controles adotados na gestão dos bens patrimoniais do TRE/RR necessitam de ajustes, nos casos referentes à
manutenção dos imóveis dos cartórios eleitorais  conforme destacado nos achados 1 e 2 e, da implementação de controles atinentes ao registro, guarda, movimentação, baixa de bens e inventários anuais, considerando que as fragilidades observadas, achados 3, 4 5, 6 e 7  também são aplicáveis às demais unidades administrativas do TRE/RR.

IX.  PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
 
85.Diante do exposto, submete-se o presente relatório à consideração do Senhor Coordenador da CA, para encaminhamento à Presidência, com vistas à ciência e
após à Secretaria de Auditoria do TSE, em observância ao cronograma da auditoria previsto do Plano de Trabalho Retificado (Evento SEI nº 0791735).
 
86.Após as providências acima, sugere-se o encaminhamento à Diretoria Geral e unidades subordinadas responsáveis para conhecimento e adoção das
recomendações, conforme detalhamento a seguir:  
 
a)	À Diretoria Geral/SA/CAAE/AssIa:
Descrição	Item	
Efetuar revisão dos controles adotados na execução dos serviços de manutenção predial, adotando, dentre outros critérios, gestões para que serviços essenciais como a contratação da manutenção de centrais não sofram solução de continuidade, considerando a alta temperatura característica do nosso estado; supervisão dos serviços prestados, objetivando evitar a recorrência dos problemas, sempre que possível, sem prejuízo de outras ações que possam trazer maior resultado às condições físicas dos cartórios eleitorais.	29	
Elaborar Plano de Ação, contemplando o planejamento para implementação das adequações da estrutura física dos prédios que abrigam as zonas eleitorais da localizadas na capital e no interior do estado, com os itens necessários que possam permitir a inclusão das pessoas com deficiência - PCD, indicando as ações, os responsáveis e os prazos previstos para execução.	38	
                                
b)	À Diretoria Geral:
Descrição	Item	
Efetivar a expedição de normativo interno que assegure o controle dos bens permanentes no âmbito deste TRE/RR.	47, 56 e
83	
Capacitar os servidores que respondem pela unidade de patrimônio, para evitar a solução de continuidade nas atividades da unidade e atualizar os termos de responsabilidade, mormente os referentes às atuais chefias dos cartórios eleitorais, visto que a ausência destes fere as regras constantes do art. 94 da Lei nº 4320/64 e art. 70, p. único, da Constituição Federal.	65	
Efetivar a finalização do inventário relativo ao exercício 2022, processo SEI nº 0002940-77.2022.6.23.8000.	74	
                   
À consideração superior.
 
Boa Vista-RR, 15 de agosto de 2023.

 

	MARIA DO PERPÉTUO SOCORRO ROSAS TRAJANO	DENIS ALVES DA COSTA
	Auditora 1 - matrícula 26200251 - Coordenação	Auditor 2 - matrícula 26300421 - Membro da Equipe
	(documento assinado eletronicamente)	(documento assinado eletronicamente)

 

ALESSANDRO SILVA DE LIMA
Auditor 3 - matrícula 26300497 - Membro da Equipe
(documento assinado eletronicamente

 

De acordo com o Relatório de Auditoria nº 03/2023.

 
ALÍSIO STEINER SOARES DE MACEDO
Auditor 4 - matrícula 26350102 - Supervisor
(documento assinado eletronicamente

 

Documento assinado eletronicamente por 

MARIA DO PERPÉTUO SOCORRO ROSAS TRAJANO

, 

Analista Judiciário

, em 15/08/2023, às 13:18, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por 

DENIS ALVES DA COSTA

, 

Técnico Judiciário

, em 15/08/2023, às 15:26, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por 

ALESSANDRO SILVA DE LIMA

, 

Analista Judiciário

, em 15/08/2023, às 15:39, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por 

ALÍSIO STEINER SOARES DE MACEDO

, 

Coordenador de Auditoria

, em 15/08/2023, às 16:55, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-rr.jus.br/autenticidade informando o código verificador 

0800520

 e o código CRC 

E46AD355

.

0000204-52.2023.6.23.8000

0800520

v

229

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