Portaria Nº 329/2019
O Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral de Roraima, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas e tendo em vista as melhores práticas de gerenciamento de serviços de tecnologia da informação e os requisitos previstos na norma ABNT NBR ISO/IEC 20.000:2011.
Resolve:
Art. 1º Estabelecer o processo de Gerenciamento de Mudanças no âmbito da Secretaria de Tecnologia da Informação.
Parágrafo único: o propósito deste processo é controlar o ciclo de vida de todas as mudanças, permitindo que as benéficas sejam feitas com o mínimo de interrupção para os serviços de tecnologia da informação (TI).
Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:
I - Gerenciamento de Mudanças - processo cujo propósito é controlar o ciclo de vida de todas as mudanças, permitindo que as benéficas sejam feitas com o mínimo de interrupção para os serviços de (TI);
II - Mudança – é o acréscimo, modificação ou remoção de qualquer coisa que possa afetar os serviços de TI;
III - Mudança-padrão – é aquela preautorizada e relativamente comum que apresenta baixo risco, e segue um procedimento ou instrução de trabalho;
IV - Mudança Emergencial – é aquela que deve ser implementada, assim que possível;
V - Mudança Normal – é aquela que não é uma mudança-padrão ou uma mudança emergencial;
VI - Item de Configuração - IC – é um elemento que precisa ser controlado para entregar um ou mais serviços;
VII - Requisição de Mudança - RDM – é qualquer tipo de comunicação formal que busca alterar um ou mais itens de configuração;
VIII - Registro de Mudança – é aquele que contém os detalhes da mudança;
IX - Proposta de Mudança – é um documento utilizado para comunicar uma descrição de alto nível da mudança para o Gerenciamento de Mudanças.
Art. 3º Definir os seguintes objetivos do processo de Gerenciamento de Mudanças:
I - Responder aos requisitos do negócio do Tribunal Regional Eleitoral de Roraima TRE-RR, enquanto maximiza valor e reduz incidentes, interrupção e retrabalho;
II - Responder às requisições de negócio e de TI para mudança que irá alinhar os serviços com as necessidades de negócio;
III - Garantir que as mudanças sejam registradas e avaliadas e, que mudanças autorizadas sejam priorizadas, planejadas, testadas, implementadas, documentadas e revisadas de maneira controlada;
IV - Garantir que todas as mudanças dos itens de configuração sejam registradas no Sistema de Gerenciamento de Configuração - SGC;
V - Otimizar o risco geral do negócio.
Parágrafo único. As mudanças de nível operacional, bem como as organizacionais, estão fora do escopo do Gerenciamento de Mudanças.
Art. 4º Instituir o papel de Dono do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo titular da Coordenadoria de Produção e Suporte – CPS, atribuindo-lhe as seguintes atribuições:
I - Assegurar que o processo seja realizado de acordo com o padrão acordado e documentado e que atenda aos objetivos do processo;
II - Patrocinar, definir a estratégia e assistir o desenho do processo;
III - Assegurar que a documentação do processo esteja disponível e atualizada;
IV - Definir políticas e padrões para serem empregados no processo;
V - Auditar periodicamente o processo;
VI - Comunicar informações ou alterações no processo;
VII - Fornecer recursos para suportar as atividades;
VIII - Assegurar que o pessoal esteja capacitado para exercer papéis requeridos pelo processo;
IX - Identificar, realizar e revisar melhorias no processo.
Art. 5° Instituir o papel de Gerente do Processo de Gerenciamento de Mudanças, o qual será exercido pelo chefe da Seção de Suporte Operacional – SSO, atribuindo- lhe as seguintes atribuições:
I - Realizar o gerenciamento operacional do processo;
II - Planejar e coordenar todas as atividades do projeto, em conjunto com o Dono do processo;
III - Assegurar que todas as atividades sejam realizadas conforme requeridas;
IV - Designar servidores para exercerem papéis requeridos pelo processo;
V - Gerenciar recursos atribuídos ao processo;
VI - Monitorar e reportar o desempenho do processo e identificar oportunidades de melhoria;
VII - Realizar melhorias na implementação do processo;
VIII - Manter a programação de mudança e indisponibilidade de serviço planejada.
Art. 6º Estabelecer a Política de Gerenciamento de Mudanças composta das seguintes premissas:
I - Todas as mudanças devem ser registradas e gerenciadas de forma controlada;
II - As mudanças serão categorizadas em: de grande importância, importância significativa e menor importância, de acordo com o nível de custo e risco envolvidos e do escopo e relacionamento com outras mudanças;
III - Mudanças não autorizadas formalmente não serão implantadas;
IV - A Central de Serviços de Tecnologia da Informação será o ponto único de contato para Requisições de Mudança (RDM);
V - As mudanças serão priorizadas pela autoridade de mudanças competente;
VI - Mudanças significantes serão gerenciadas pelo processo de Gerenciamento de Mudanças;
VII - Mudanças-padrão serão gerenciadas pelo processo Cumprimento de Requisição;
VIII - Nenhuma mudança será autorizada sem que antes tenha sido explicitamente endereçada a questão do que fazer no caso de insucesso;
IX - Procedimentos de remediação serão preparados e documentados antecipadamente para cada mudança autorizada.
X - Serão definidas janelas de Mudanças;
XI - Serão definidos critérios de desempenho e avaliação de riscos de todas as Mudanças que impactem a capacidade de serviço;
XII - Os benefícios para o negócio criado por cada mudança deverão ser mensurados e reportados.
XIII - O Gestor de Sistema atuará como Autoridade de Mudança para as requisições de mudança relacionadas aos sistemas;
XIV - Sempre que possível serão utilizados modelos de mudança;
XV - Existirão cinco níveis de autorização de mudança:
a. Nível 1 - Alta direção – decisões quanto a mudanças de alto custo/risco;
b. Nível 2 - Comitê Gestor de Tecnologia da Informação – decisões quanto a mudanças que impactam múltiplos serviços ou divisões organizacionais;
c. Nível 3 - Comitê Consultivo de Mudanças e Comitê Consultivo de Mudanças Emergenciais – decisões quanto a mudanças que afetam, apenas, serviço local ou grupo de serviço.
d. Nível 4 - Gerente de Mudança – decisões quanto a mudanças de baixo- risco;
e. Nível 5 – Autorização Local – mudanças-padrão.
Art. 7º Instituir o Comitê Consultivo de Mudanças - CCM com o objetivo de avaliar, agendar e priorizar mudanças, bem como o Comitê Consultivo de Mudanças Emergenciais - CCME, um subconjunto do CCM, responsável por decidir sobre mudanças de alto impacto consideradas emergenciais.
I - Compõem o CCM:
a. Titular da Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, a quem caberá a presidência;
b. Titular da Coordenadoria de Produção e Suporte;
c. Titular da Coordenadoria de Eleições;
d. O presidente da Comissão de Segurança da Informação;
e. Os titulares das seções integrantes da estrutura organizacional da STI;
f. Representante da área de negócio impactada pela mudança.
II - Compõem o CCME:
a. Titular da Secretaria de Tecnologia da Informação, a quem caberá a presidência;
b. Titular da Coordenadoria de Produção e Suporte;
c.Titular da Coordenadoria de Eleições;
d. O presidente da Comissão de Segurança da Informação;
e. Representante da área de negócio impactada pela mudança.
III - À presidência do CCM compete:
a. Planejar, programar e presidir as reuniões de CCM;
b. Selecionar as RDMs para revisão na reunião do CCM;
c. Circular as RDMs antes das reuniões do CCM para considerações prévias;
d. Convocar as reuniões do CCME para considerações de Mudanças Emergenciais.
IV - Aos membros do CCM e CCME compete:
a. Participar das reuniões do CCM e CCME;
b. Revisar as RDMs e recomendar se devem ser autorizadas;
c. Revisar mudanças;
d. Revisar mudanças não autorizadas;
e. Revisar a programação de mudança.
Art. 8º Atuarão como Gerentes de Mudança os titulares das Coordenadorias da STI.
Art. 9º Definir as atividades-chave do processo de Gerenciamento de Mudanças:
I - Criar e registrar a RDM;
II - Revisar a RDM;
III - Avaliar e estimar a mudança;
IV - Planejar atualizações;
V - Coordenar a implementação de mudança;
VI - Revisar e encerrar a mudança.
Art. 10 O desempenho do processo de Gerenciamento de Mudanças será medido mensalmente com base nos fatores críticos de sucesso e respectivos indicadores de desempenho.
Parágrafo único: São fatores críticos de sucesso:
I- Responder às requisições de mudança do negócio e da TI que vão alinhar os serviços com as necessidades de negócio, enquanto maximizam valor.
II - Garantir que todas as mudanças de ICs sejam bem gerenciadas e registradas do SGC.
Art. 11 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
Boa Vista/RR, 04 de setembro de 2019.
Alex Caon Fin
Diretor-Geral do TRE/RR
(documento assinado eletronicamente)