Resolução Nº 453/2021
O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RORAIMA, no uso de suas atribuições legais e regimentais;
Considerando a necessidade de aperfeiçoamento da gestão de projetos institucionais no âmbito do TRE/RR;
RESOLVE:
CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1.º O gerenciamento de projetos no âmbito do TRE/RR obedecerá ao disposto nesta Resolução.
Art. 2.º Para fins desta Resolução, considera-se:
I – projeto: esforço planejado, com datas de início e término previamente estimadas, para entregar produtos, serviços ou resultados exclusivos;
II – carteira de projetos: conjunto de projetos gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos da organização;
III – demandante: Magistrados do TRE/RR e das Zonas Eleitorais, Coordenadores e Assessores, responsáveis por propor iniciativa e por acompanhar, em nível estratégico, a execução do projeto, assim como Presidentes de Comissões que tenham necessidades específicas a serem atendidas;
IV – Escritório Corporativo de Projetos: estrutura composta pelo Conselho Corporativo de Deliberação, pelo Suporte Corporativo de Projetos e pelos gerentes e equipes designados para cada projeto;
V – Conselho Corporativo de Deliberação: é a instância deliberativa administrativa de nível mais estratégico no âmbito do TRE/RR, formada pelo Diretor Geral e pelos Secretários;
VI – Suporte Corporativo de Projetos: instância consultiva exercida por servidores nomeados pela Diretoria Geral, com a incumbência de zelar pela observância das normas aplicáveis e acompanhar, em nível estratégico, a execução do projeto;
VII – gerentes de projeto: pessoa designada para coordenar o planejamento do projeto, monitorar a sua execução e orientar a atuação da equipe do projeto, a fim de atender ao seu escopo e alcançar os objetivos propostos;
VIII – equipe do projeto: pessoas designadas para atuar na execução do projeto, em sua totalidade ou em etapa específica, auxiliando o gerente do projeto na execução de ações planejadas;
IX – Reuniões de Análise Estratégica (RAE): reuniões quadrimestrais para avaliação e acompanhamento dos resultados das iniciativas estratégicas, nas quais podem ser feitos ajustes e outras medidas necessárias à melhoria do desempenho institucional.
Art. 3.º São considerados projetos corporativos do TRE/RR aqueles que, aprovados pelo Conselho Corporativo de Deliberação, visem ao cumprimento da missão, da visão e dos objetivos do Plano Estratégico do TRE/RR ou da Estratégia Nacional do Poder Judiciário, entre eles:
I – as iniciativas que pretendam a criação ou a aquisição de novos produtos ou serviços, exceto as relacionadas às despesas de pessoal e a outras despesas de manutenção do órgão;
II – outras iniciativas classificadas como projetos institucionais, em razão de sua relevância estratégica ou do impacto orçamentário envolvido.
Art. 4.º O gerenciamento de projetos deverá seguir regras e procedimentos previstos em Manual de Gerenciamento de Projetos Corporativos (MGPC) aprovado pelo Conselho Corporativo de Deliberação.
§ 1.º O Manual de Gerenciamento de Projetos Corporativos (MGPC) será proposto e mantido pelo Suporte Corporativo de Projetos.
§ 2.º Os modelos de artefatos da metodologia de gerenciamento de projetos estarão disponíveis em formulário eletrônico no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), bem como no Portal de Intranet, em área específica.
Art. 5.º Todas as atividades relativas ao desenvolvimento de projetos serão efetuadas sem prejuízo das funções exercidas pelos servidores em razão de seus cargos e funções.
§ 1.º As reuniões de desenvolvimento, monitoramento e avaliação dos projetos, realizadas pelos gerentes de projetos e correspondentes equipes, assim como pelo Conselho e Suporte Corporativos, poderão ser realizadas fora do horário de expediente, inclusive em finais de semana, e, se autorizadas previamente pela Diretoria Geral, serão registradas para fins de compensação, nos termos do art. 10 da Resolução TSE 22.901.
§ 2.º Pelo exercício das atividades de desenvolvimento, monitoramento e avaliação dos projetos, realizadas pelos gerentes de projetos e correspondentes equipes, assim como pelo Conselho e Suporte Corporativos, os servidores envolvidos receberão pontuação de acordo com a classificação prevista no § 2.º do art. 6.º desta norma.
§ 3.º A pontuação obtida na forma do § 2.º deste artigo será utilizada, na forma estabelecida objetivamente em regulamento próprio, em situações de discricionariedade administrativa, tais como concessão e prorrogação de auxílios e licenças e concessão e manutenção de teletrabalho e como critério de desempate em outras situações.
CAPÍTULO II DOS PROCESSOS DE TRABALHO
SEÇÃO I DA GESTÃO DA INICIATIVA
Art. 6.º Os demandantes poderão propor projetos que entenderem convenientes e adequados à estratégia organizacional, mediante a formulação de um Termo de Abertura de Projeto (TAP).
§ 1.º O Termo de Abertura de Projeto (TAP) conterá pelo menos identificação do projeto, objetivos, justificativa e indicará o correspondente alinhamento com os objetivos estratégicos da instituição.
§ 2.º O demandante remeterá o Termo de Abertura de Projeto (TAP) ao Suporte Corporativo de Projetos para emissão de parecer prévio quanto ao alinhamento do projeto ao Plano Estratégico ou à Estratégia Nacional do Poder Judiciário e para classificação, segundo critérios objetivos, tais como tempo, áreas envolvidas, dependência de outros projetos ou entidades, equipe, vinculação com o programa Eleições e o público alvo.
§ 3.º Conforme o caso, o Termo de Abertura de Projeto (TAP) poderá ser ainda instruído com a manifestação de outra unidade administrativa direta ou indiretamente envolvida.
§ 4.º O Termo de Abertura de Projeto (TAP) poderá ainda ser proposto pela Suporte Corporativo de Projetos, hipótese em que fica dispensado o parecer prévio previsto no § 3.º deste artigo.
Art. 7.º Aprovado o projeto pelo Conselho Corporativo de Deliberação, o Termo de Abertura de Projeto (TAP) será encaminhado ao respectivo gerente para elaboração do Plano Geral de Projeto (PGP).
Parágrafo único. O Plano Geral de Projeto (PGP) é o documento no qual o gerente planeja o projeto e identifica sua equipe, delimitando escopo, partes interessadas, orçamento geral, o cronograma com principais marcos e os componentes da equipe de desenvolvimento.
Art. 8.º Elaborado o Plano Geral de Projeto (PGP), o projeto será encaminhado ao Suporte Corporativo de Projetos, para inclusão do projeto na carteira, acompanhamento e supervisão.
Art. 9.º Em seguida, o projeto será devolvido ao respectivo gerente para as providências de execução e de monitoramento.
SEÇÃO II DO MONITORAMENTO
Art. 10. As propostas de mudanças relevantes para o projeto, tais como alterações significativas no escopo, custos, prazo e qualidade, serão submetidas à deliberação do Conselho Corporativo de Deliberação, por meio do Suporte Corporativo de Projetos.
§ 1.º As propostas de que trata o caput deste artigo deverão ser instruídas com o respectivo Plano Geral de Projeto (PGP) atualizado.
§ 2.º As informações relativas ao progresso da execução do projeto referentes, no mínimo, às entregas previstas no escopo, à execução de custos e aos prazos previstos em cronograma serão continuamente registradas em ferramentas de gerenciamento e de acompanhamento de projetos, a serem definidas pelo Suporte Corporativo de Projetos.
Art. 11. O gerente do projeto deverá apresentar Relatório do Andamento do Projeto (RAP) na periodicidade prevista no Plano Geral de Projeto (PGP).
§ 1.º O Relatório do Andamento do Projeto (RAP) é o documento no qual o gerente comunica o estágio de andamento do projeto na periodicidade correspondente, indicando, pelo menos, os produtos previstos, seu estado corrente e o estado esperado para o próximo período previsto.
§ 2.º O Relatório do Andamento do Projeto (RAP) será encaminhado ao Suporte Corporativo de Projetos, Conselho Corporativo de Deliberação e ao respectivo demandante, para ciência e acompanhamento.
§ 3.º Deverão ser emitidos, pelo menos, três Relatórios do Andamento do Projeto (RAP) ao longo da duração de cada projeto, quando do atingimento dos seguintes percentuais: 25%, 50% e 75%.
SEÇÃO III DO ENCERRAMENTO
Art. 12. Quando o projeto, por quaisquer motivos, for encerrado, com ou sem a entrega de resultados, o responsável deve elaborar Termo de Encerramento do Projeto (TEP) e submetê-lo ao Conselho Corporativo de Deliberação.
§ 1.º O Termo de Encerramento do Projeto (TEP) conterá o motivo do encerramento (conclusão ou cancelamento), comparativo dos produtos pretendidos e entregues e as lições aprendidas.
§ 2.º Autorizado o encerramento do projeto, o gerente dará ciência ao Suporte Corporativo de Projetos para registro.
SEÇÃO IV DA GESTÃO DA CARTEIRA DE PROJETOS
Art. 13. O Suporte Corporativo de Projetos fornecerá ao Conselho Corporativo de Deliberação as informações relativas à carteira de projetos, com o objetivo de identificar as prioridades de execução em contexto de escassez de recursos humanos, financeiro ou outros e para facilitar o gerenciamento e a governança conjunta dos projetos que visam a concretizar o Plano Estratégico do TRE/RR e a Estratégia Nacional do Poder Judiciário.
Parágrafo único. Cabe ao Suporte Corporativo de Projetos definir as estratégias de comunicação e de publicação das informações sobre o catálogo dos projetos que integram a carteira de projetos.
Art. 14. O acompanhamento da carteira de projetos constituir-se-á em processo contínuo e observará, no que couber, os marcos do processo de acompanhamento do Plano Estratégico do TRE/RR, atendo-se, em especial, à periodicidade das Reuniões de Análise Estratégica (RAE).
§ 1.º As informações relativas ao acompanhamento da carteira de projetos serão extraídas da ferramenta de gerenciamento de projetos, cabendo ao gerente de projeto alimentá-la ao final do prazo de cada etapa prevista no escopo, ou sempre que julgar necessário, sem prejuízo da prestação de eventual informação complementar.
§ 2.º No período de até dez dias antecedentes à realização da Reuniões de Análise Estratégica (RAE), o gerente de projeto deverá assegurar que todas as informações da ferramenta de gerenciamento de projetos estejam atualizadas, para fins de extração de relatório do sistema.
CAPÍTULO III DAS ATRIBUIÇÕES NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Art. 15. Cabe ao demandante:
I – propor, usando um Termo de Abertura de Projeto (TAP), a execução de projeto;
II – fornecer diretrizes e orientações ao gerente de projeto quanto ao planejamento e à execução;
III – monitorar o desempenho e a qualidade dos produtos e solicitar eventuais mudanças;
IV – sugerir a substituição de gerente de projeto em caso de afastamentos ou impedimentos legais ou regulamentares.
Art. 16. Cabe ao gerente de projeto:
I – assegurar que o projeto observe o escopo, custo e prazo acordados, demandando as providências e os recursos necessários ao desenvolvimento dos trabalhos e respeitando o que tiver sido acordado durante o planejamento do projeto;
II – monitorar os indicadores dos projetos, considerando as recomendações e orientações do Conselho Corporativo de Deliberação, do Suporte Corporativo de Projetos e do demandante no planejamento e na execução do projeto;
III – conservar e manter atualizadas todas as documentações relativas à execução do projeto, principalmente as relativas a eventuais alterações, ajustes de cronograma ou de custos observados ao longo do projeto, e disponibilizá-las no respectivo processo eletrônico no SEI, para fins de gestão documental da memória do projeto;
IV – manter atualizadas, na ferramenta de acompanhamento de projetos, as informações sobre o progresso da execução do projeto;
V – coordenar os trabalhos da equipe designada para desenvolvimento do projeto, gerenciar conflitos e comunicar decisões e resultados às partes interessadas;
VI – zelar pela aplicação da metodologia de gestão de projetos mais coerente e adequada para o contexto do projeto, sob a orientação do Suporte Corporativo de Projetos.
Art. 17. Incumbe ao Suporte Corporativo de Projetos:
I – coordenar os processos de definição, manutenção e atualização da metodologia de gerenciamento de projetos com os respectivos modelos de artefatos;
II – zelar pela adoção das soluções de tecnologia necessárias à gestão da carteira de projetos;
III – apresentar ao Conselho Corporativo de Deliberação nas Reuniões de Análise Estratégica (RAE) os resultados parciais ou finais dos projetos aprovados;
VI – propor padrões, processos, métricas e ferramentas de gerenciamento e de acompanhamento de projetos, mais coerentes e adequadas para o TRE/RR;
V – acompanhar a execução de projetos, zelando pela disponibilização de recursos humanos, financeiros e materiais;
VI – auxiliar as demais unidades administrativas quanto à utilização da metodologia de acompanhamento de projetos;
VII – acompanhar a execução da carteira de projetos em desenvolvimento e zelar pelo alinhamento à estratégia organizacional, solicitando aos demandantes e gerentes de projetos informações complementares necessárias ao acompanhamento;
VIII – receber e organizar os relatórios e controles de progresso e acompanhamento do projetos, consolidando-os para apresentação ao Conselho Corporativo de Deliberação.
Art. 18. Incumbe ao Conselho Corporativo de Deliberação:
I – aprovar o Manual de Gerenciamento de Projetos Corporativos (MGPC) com os respectivos modelos de artefatos;
II – apreciar os projetos propostos pelos demandantes;
III – garantir que a governança dos projetos se enquadre na governança corporativa da organização;
IV – zelar pelo atendimento das metas dos projetos, tratando os riscos e os requisitos das partes interessadas;
V – representar os interesses da organização, aprovando os projetos que entender convenientes e adequados à estratégia organizacional.
CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 19. O gerente deverá instruir no SEI, sempre que possível em um único processo eletrônico, todos os documentos relativos à execução de projeto, no que se incluem o Termo de Abertura de Projeto (TAP), o Plano Geral de Projeto (PGP), o Relatório do Andamento do Projeto (RAP), o Termo de Encerramento do Projeto (TEP) e outros documentos julgados relevantes para constituição de memória do projeto.
Parágrafo único. Os processos eletrônicos derivados da execução de projeto institucional deverão estar correlacionados aos autos do processo principal em que consta a documentação do projeto.
Art. 20. O gerente de projeto apresentará ao Conselho Corporativo de Deliberação, por ocasião de transição da Presidência, parecer contendo as pendências e as recomendações para o futuro dos projetos sob sua responsabilidade.
Art. 21. O regulamento previsto no § 3.º do art. 5.º terá como objetivo estabelecer critérios objetivos para tornar a administração pública impessoal, além de valorizar o servidor envolvido nos projetos de interesse da gestão estratégica, reconhecendo seu desempenho nas diversas atividades desenvolvidas em prol da execução do Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral de Roraima e correspondentes diretrizes estratégicas.
Art. 22. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Geral.
Art. 23. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Sala da sessão por videoconferência do Egrégio Tribunal Regional Eleitoral de Roraima, aos 24 dias do mês de fevereiro de 2021.
Juiz LEONARDO PACHE DE FARIA CUPELLO, Presidente
Juíza GRACIETE SOTTO MAYOR RIBEIRO, Juíza de Direito
Juíza ROZANE PEREIRA IGNÁCIO, Jurista
Juiz FRANCISCO DE ASSIS GUIMARÃES ALMEIDA, Jurista
Juiz BRUNO HERMES LEAL, Juiz Federal
Juiz LUIZ ALBERTO DE MORAIS JÚNIOR, Juiz de Direito
Documento assinado eletronicamente por LEONARDO PACHE DE FARIA CUPELLO, Presidente, em 26/02/2021, às 09:52, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.
A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-rr.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 0604407 e o código CRC C6F1B3AB.
Este texto não substitui o publicado no DJE Edição 41, de 01 de março de 2021.